Od 1 czerwca 2025r. ważne zmiany dotyczące zatrudniania cudzoziemców

Informujemy, że w związku z wejściem od 01.06.2025 r. nowej Ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP (Dz. U z 2025, poz. 621), nastąpią zmiany w zakresie zatrudniania cudzoziemców w Polsce.

Najważniejsze zmiany wprowadzane ustawą:

Pełna elektronizacja postepowań

Składanie oświadczeń o powierzeniu pracy będzie możliwe jedynie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego – praca.gov.pl.

Oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcom

Pracodawca ma obowiązek poinformowania Urząd Pracy o:

• podjęciu pracy przez cudzoziemca w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy,
• niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń,
• zakończeniu pracy przed dniem zakończenia określonym w oświadczeniu.

Zgłoszenie w stosunku do oświadczenia wpisanego do ewidencji informacji o zakończeniu pracy lub że cudzoziemiec nie podejmie pracy skutkuje unieważnieniem oświadczenia z mocy prawa.

Możliwość zwiększenia wymiaru czasu pracy lub liczby godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określonego w oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, bez konieczności uzyskania nowego oświadczenia, ale nie więcej niż do pełnego wymiaru czasu pracy i z proporcjonalnym zwiększeniem wynagrodzenia.

Pracodawca powierzający pracę cudzoziemcowi ma obowiązek złożenia za pomocą systemu teleinformatycznego w urzędzie pracy kopii umowy z cudzoziemcem w języku polskim, po wpisaniu oświadczenia do ewidencji, ale przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi.

Cudzoziemiec, który posiada wizę wydaną przez inne państwo obszaru Schengen, nie może wykonywać pracy na terytorium Polski.

Starosta określa swoją właściwość do wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń, biorąc pod uwagę siedzibę firmy lub miejsce pobytu stałego polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi.

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi nie zostanie rozpatrzone (pozostanie bez rozpoznania) jeżeli:

• wniosek o wpisanie oświadczenia będzie złożony dla obywatela innego państwa niż określony w przepisach,
• praca wskazana w oświadczeniu będzie dotyczyła pracy sezonowej określonej w odrębnym rozporządzeniu dotyczącym podklas działalności,
• okres wykonywania pracy określony w oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, będzie dłuższy niż 24 miesiące,
• praca wykonywana będzie poza terytorium Polski,  
• wniosek złożony będzie w celu pełnienia funkcji w zarządach osób prawnych wpisanych w KRS albo reprezentacji spółki lub pełnienia funkcji prokurenta albo w zarządzie,
• dzień rozpoczęcia pracy wskazany w złożonym oświadczeniu nastąpi później niż 6 miesięcy od dnia złożenia wniosku.

Zezwolenie na prace sezonową:

• Zezwolenie na pracę sezonową wydaje starosta właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce stałego pobytu polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi.
• Zmiana w postępowaniu w sprawie wydania zezwolenia na pracę sezonową: pracodawca po otrzymaniu wpisanego wniosku do ewidencji, ma obowiązek poinformować urząd o zgłoszeniu się cudzoziemca, którego dotyczył wniosek, w celu wydania zezwolenia na pracę. Jednakże, gdy pracodawca nie przedstawi oświadczenia o zgłoszeniu się do pracy cudzoziemca, postępowanie ulega umorzeniu z mocy prawa. Ustawodawca skrócił okres oczekiwania na zgłoszenie z 120 dni na 90 dni.

Test rynku pracy:

Nowa ustawa znosi informację starosty. Zamiast tzw. „testu rynku pracy” – starosta będzie mógł określić listę zawodów, w stosunku do których możliwa będzie odmowa wydania zezwolenia na pracę ze względu na trudną sytuację na lokalnym rynku pracy.

Agencje Pracy:

Prowadzenie działalności gospodarczej przez agencje pracy w zakresie pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców, od których wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, będzie możliwe dopiero po upływie dwóch lat od wpisu do rejestru agencji zatrudnienia i świadczeniu usług w zakresie pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej.

Podmioty wpisane do rejestru agencji zatrudnienia mają obowiązek w terminie 3 miesięcy od wejścia w życie ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia uzyskania ponownego wpisu do rejestru agencji zatrudnienia, w celu kontynuowania świadczenia usług w zakresie pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców.

 BILANS OSÓB BEZROBOTNYCH

Do wniosku podmiot załącza:

1. Wniosek o wpis do ewidencji oświadczeń.
2. Oświadczenie podmiotu nieświadczącego usług w zakresie pracy tymczasowej o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.
3. Oświadczenie podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi dotyczące okoliczności, o których mowa w art. 88z ust. 5 pkt 1-6 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r.o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.
4. Klauzula informacyjna dla składających dokumenty.
5. Upoważnienie (w przypadku gdy podmiot działa za pośrednictwem pełnomocnika).

6. Czytelne kserokopie dokumentów podróży cudzoziemca.
7. Potwierdzenie dokonanego przelewu kwoty 100,00 zł. (dla każdego oświadczenia) na rachunek Powiatowego Urzędu Pracy w Kielcach, 25-620 Kielce, ul. Kolberga 4, numer: 91 1560 0013 2991 5397 5000 0008. W tytule przelewu należy wpisać, iż wpłata dotyczy wpisu do ewidencji oświadczeń,  imię i nazwisko cudzoziemca, numer paszportu lub innego ważnego dokumentu podróży oraz kraj pochodzenia cudzoziemca, którego dotyczy oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy.
8. Ważny dowód osobisty lub ważny dokument podróży. W przypadku braku dokumentu lub braku możliwości aby go uzyskać można załączyć inny ważny dokument potwierdzający tożsamość (dotyczy osoby fizycznej jako podmiotu powierzającemu wykonywanie pracy cudzoziemcowi).

• Podjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń.
• Niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń.

Do wniosku podmiot załącza:

1. Wniosek o wpis do ewidencji oświadczeń.
2. Oświadczenie podmiotu działającego jako agencja pracy tymczasowej o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi w charakterze pracownika tymczasowego.
3. Oświadczenie podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi dotyczące okoliczności, o których mowa w art. 88z ust. 5 pkt 1-6 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r.o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.
4. Klauzula informacyjna dla składających dokumenty.
5. Upoważnienie (w przypadku gdy podmiot działa za pośrednictwem pełnomocnika).

6. Czytelne kserokopie dokumentów podróży cudzoziemca.
7. Potwierdzenie dokonanego przelewu kwoty 100,00 zł. (dla każdego oświadczenia) na rachunek Powiatowego Urzędu Pracy w Kielcach, 25-620 Kielce, ul. Kolberga 4, numer: 91 1560 0013 2991 5397 5000 0008. W tytule przelewu należy wpisać, iż wpłata dotyczy wpisu do ewidencji oświadczeń,  imię i nazwisko cudzoziemca, numer paszportu lub innego ważnego dokumentu podróży oraz kraj pochodzenia cudzoziemca, którego dotyczy oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy.
8. Ważny dowód osobisty lub ważny dokument podróży. W przypadku braku dokumentu lub braku możliwości aby go uzyskać można załączyć inny ważny dokument potwierdzający tożsamość (dotyczy osoby fizycznej jako podmiotu powierzającemu wykonywanie pracy cudzoziemcowi).

• Podjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń.
• Niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń.

Informacja
dotycząca przetwarzania danych osobowych
 przez Powiatowy Urząd Pracy w Kielcach

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych zwanego dalej „RODO”), Powiatowy Urząd Pracy w Kielcach, informuje o zasadach przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz o przysługujących Pani/Panu prawach z tym związanych.

1. Informacje dotyczące administratora danych

Administratorem danych osobowych Pani/Pana jest Powiatowy Urząd Pracy w Kielcach reprezentowany przez Dyrektora Urzędu z siedzibą w Kielcach, przy ul. Kolberga 4, 25-620 Kielce, tel. 41-367-11-07, email: kiki@praca.gov.pl

2. Inspektor ochrony danych – IOD

W sprawach z zakresu ochrony danych osobowych może Pani/Pan kontaktować się z wyznaczonym przez Administratora, Inspektorem Ochrony Danych - panią Beatą Dybką.

Taki kontakt może się odbyć w sposób bezpośredni (pokój 126 w siedzibie PUP w Kielcach), pod numerem telefonu 41- 67-11-77, drogą elektroniczną na adres email: iod@kielce.praca.gov.pl lub pisemnie na adres: Powiatowy Urząd Pracy w Kielcach, Inspektor Ochrony Danych, ul. Kolberga 4, 25-620 Kielce.

3. Cel przetwarzania danych oraz podstawa prawna

Powiatowy Urząd Pracy w Kielcach może przetwarzać Pani/Pana dane osobowe w celu realizacji zadania publicznego (art. 6 ust. 1 lit. e, art. 9 ust. 2 lit. g RODO)  i wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Powiatowym Urzędzie Pracy w Kielcach (art. 6 ust. 1 lit. c, art. 9 ust. 2 lit. b RODO) tj. realizacji zadań w zakresie aktywności zawodowej, wspierania zatrudnienia oraz rynku pracy, zgodnie z ustawą z dnia 20 marca 2005 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia. Ponadto, jeżeli przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych będzie niezbędne do wykonania umowy zawartej z PUP w Kielcach, której Pani/Pan będzie stroną lub do podjęcia działań na Pani/Pana żądanie przed zawarciem umowy, podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowią (w szczególności):

• art. 6 ust. 1 lit. b, c, e oraz art. 9 ust. 2 lit. b, g RODO rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 4.05.2016, ze sprostowaniami);
• ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1781);
• ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U. poz. 620).
• ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

 (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 164 z późn. zm.);

• inne akty prawne;
• akty wykonawcze do ww. ustaw.

4. Odbiorcy danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazane wyłącznie podmiotom, które uprawnione są do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa m.in.: Ministrowi właściwemu do spraw pracy, Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych, Urzędowi Skarbowemu, Powiatowej Radzie Rynku Pracy, Urzędowi Marszałkowskiemu Województwa Świętokrzyskiego, Wojewódzkiemu Urzędowi Pracy, innemu Powiatowemu Urzędowi Pracy, Powiatowemu Ośrodkowi Zatrudnienia i Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, Narodowemu Funduszowi Zdrowia, Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, Państwowej Inspekcji Pracy, Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej, Realizatorom działań aktywizacyjnych w tym jednostkom szkolącym, Pracodawcom osób bezrobotnych i poszukujących pracy, Komornikom Sądowym, Jednostkom realizującym zadania z zakresu pomocy społecznej i świadczeń rodzinnych, Sądom, Policji, Prokuraturze, Straży Granicznej, Krajowemu Centrum Informacji Kryminalnych, Bankom, Urzędom Pocztowym i Jednostkom prowadzącym działalność pocztową. Ponadto mogą być one ujawnione podmiotom, z którymi Powiatowy Urząd Pracy w Kielcach zawarł umowy powierzenia przetwarzania danych m.in. firmie, z którą PUP w Kielcach zawarł umowę na świadczenie usług serwisowych dla systemów informatycznych wykorzystywanych przy przetwarzaniu danych oraz firmie, z którą PUP w Kielcach zawarł umowę na świadczenie usług w zakresie niszczenia dokumentów.

5. Okres przechowywania danych

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez obowiązujący okres przechowywania dokumentacji związanej z realizacją zadania publicznego tj. przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w pkt. 3, a po tym czasie przez okres i w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa w szczególności wynikających z Instrukcji kancelaryjnej i Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt w Powiatowym Urzędzie Pracy, który określa okresy przechowywania dokumentacji (od 2 do 50 lat).

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania Pani/Pana danych osobowych (m.in. kategorii przetwarzanych danych, celu, podstawy prawnej ich przetwarzania oraz okresu przechowywania) uzyska Pani/Pan od swojego doradcy w Powiatowym Urzędzie Pracy w Kielcach, podczas realizacji konkretnego zadania wynikającego z ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia lub innych przepisów prawa w oparciu, o które Powiatowy Urząd Pracy realizuje swoje działania lub od Inspektora Ochrony Danych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Kielcach. 

6. Przysługujące uprawnienia

W odniesieniu do Pani/Pana danych pozyskanych w związku z realizacją zadania publicznego oraz wypełnieniem obowiązku prawnego ciążącego na Powiatowym Urzędzie Pracy w Kielcach lub zawarcia umowy z Powiatowym Urzędzie Pracy w Kielcach przysługuje Pani/Panu:

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymywania ich kopii;
• prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych, przy czym przepisy odrębne mogą wyłączyć możliwość skorzystania z tego prawa;

7. Informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego

W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu w Powiatowym Urzędzie Pracy w Kielcach Pani/Pana danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.  

8. Obowiązek podania danych

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest obowiązkiem ustawowym wynikającym z aktów prawnych wskazanych w  pkt. 3, w  związku z czym jest Pani/Pan zobowiązana/y do ich podania. Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie m.in. brak możliwości rejestracji w ewidencji osób bezrobotnych i poszukujących pracy w Powiatowym Urzędzie Pracy w Kielcach, a także niemożność korzystania z form pomocy, wynikających z ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia, oraz może skutkować konsekwencjami przewidzianymi w innych aktach normatywnych powszechnie obowiązujących w Polsce.

9. Informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji

Pani/Pana dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w tym profilowaniu.